Festa dei nonni

PENSIERO DI COLLEGAMENTO ( fattore determinante di successo nell’organizzazione scolastica da parte del dirigente è il saper organizzare le riunioni in modo  costruttivo e attivo….)

“ La riunione ideale  è quella con me come presidente e gli altri membri a letto con l’influenza” . L’aforisma di Lord Milverton forse ci farà sorridere, ma quanto realismo in esso! Si, perché mettere insieme più persone attorno a un tavolo e coordinarle in modo tale da raggiungere obiettivi precedentemente fissati è un’impresa da far tremare i polsi alle persone più responsabili. Una riunione deve essere preparata cioè è necessario formulare chiaramente gli obiettivi che devono essere posti ai partecipanti e che devono essere auspicabilmente raggiunti, scegliere le persone che ad essa devono partecipare, prevedere il grado e la qualità del conflitto che potrebbe accendersi durante l’arco della discussione e le modalità adeguate a governarlo meglio.

Ancora più numerose sono le abilità richieste per quanto riguarda la conduzione delle riunioni: lo stile del conduttore deve essere improntato alla flessibilità ed alla negoziazione, qualora nella riunione deflagrino conflitti di non facile soluzione. Deve essere poi capace di stimolare i partecipanti cognitivamente assenti motivandoli alla partecipazione , attraverso domande aperte, l’organizzazione di sottogruppi, ecc. La comunicazione preferibile dovrebbe essere quella assertiva, nella quale il riconoscimento dei meriti si sposa ad una corretta formulazione  delle eventuali critiche , che siano facilmente digeribili dalla persona che ne è oggetto.     È   cioè necessario prevedere gli eventuali ostacoli che si possono frapporre all’attuazione delle decisioni ed identificare i modi mediante i quali essi possono essere sormontati.

Talvolta organizzare in maniera adeguata la riunione è insufficiente a garantirne il successo; troppe sono le variabili che possono intervenire durante lo svolgimento delle riunioni e molte di queste possono avere un effetto davvero devastante, se non controllate in maniera efficace dal conduttore.

A grandi linee una riunione si articola in tre fasi strettamente connesse l’una all’altra. La prima riguarda l’inizio, la seconda il corpo centrale, la terza la conclusione. L’inizio: la riunione può prendere l’avvio secondo tre diverse modalità. La prima di queste riguarda l’incontro tra persone sconosciute, che quindi si vedono per la prima volta. In questo caso, il conduttore farebbe bene a : presentare ogni membro agli altri, alla fine della presentazione sarebbe opportuno concludere sottolineando ciò che unisce i diversi membri del gruppo, completata la fase , il conduttore dovrà definire gli obiettivi della riunione, il tempo concesso ed infine discutere con i partecipanti le regole cui attenersi. La prima di queste riguarda i tempi di ogni intervento: è il cosiddetto time limit che deve essere evidenziato sin dall’inizio. La seconda regola pone in evidenza la necessità di prestare attenzione agli interventi formulati dai colleghi: è quanto viene comunemente sintetizzato col termine di “ ascolto attivo”.  La terza regola infine, consiste  nell’inibire espressioni aggressive rivolte all’altro: è necessario evitare di trasformare la diversità di opinione in terreno di scontro o di conflitto.

Lo svolgimento della riunione: è durante questa fase che vengono affrontati i temi per i  quali la riunione è stata indetta; è anche quella però nella quale è facile imbattersi in ostacoli non facilmente sormontabili. Per questo scopo due sono gli interventi più efficaci: il primo consiste nel porre domande aperte ad ognuna delle quali  i partecipanti abbiano la possibilità di rispondere in modo del tutto libero, non vincolante. Il secondo intervento si manifesta attraverso un coinvolgimento positivo del partecipante, grazie al quale il conduttore esprime rispetto e stima nei suoi confronti.

Infine , è richiesta al conduttore la capacità di orientare la discussione del gruppo verso gli obiettivi prefissati, qualora essa si avviti su se stessa oppure navighi verso altri lidi. Deve inoltre saper governare il conflitto, infatti non sempre i conflitti hanno  effetti negativi: si tratta di saperli fronteggiare con la debita padronanza, trasformandoli in confronti utili alla discussione dei problemi ed alla loro soluzione.

Chiudere la riunione: la conclusione della riunione non è la fine ingloriosa di un’inerte pratica burocratica; al contrario, il conduttore farà bene a sottolineare l’impegno profuso dai partecipanti, il raggiungimento degli obiettivi, il rispetto dei tempi, ecc. I partecipanti devono uscire dalla riunione convinti di non aver sprecato inutilmente il loro tempo e di essere stati adeguatamente valorizzati.